SECRETARIADO

1.    definición DE SECRETARIA.

Profesión u oficio de una persona que se encarga de recibir y redactar correspondencia de un superior jerárquico a quien se le lleva una agenda y se le custodia unas actividades por medio del orden del documento en la oficina y en la empresa en general. Es el cargo que ocupa un ser humano diligenciando también una nomina, realizando pagos y sueldos haciendo deducciones y bonificaciones de los empleados en beneficio de la empresa.

Se considera profesión a aquella capacidad que adquiere una persona para desempeñar especialmente en cualquiera de las ramas del ser humano.

También desempeñar el rol de secretariado significa frecuentemente ser la cara de la institución hacia los de afuera tanto para los clientes como a través del teléfono o la correspondencia ¿Qué cualidades debe tener una secretaria para desempeñar bien su rol?  La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto o escalar de posición en una organización y mucho más que un pasatiempo.

     2. MISION DE UNA SECRETARIA

      Es brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar la vigilancia de los procesos que debe seguir dentro de la empresa.

     3. VISION DE UNA SECRETARIA

Ser una Secretaría que brinda un servicio integral al ciudadano con eficiencia y buena calidad, una Secretaría que garantice un equilibrio financiero y ético.

Así como de manera interna aplicar una innovadora cultura de creatividad digital que modernice todos los sistemas.

      4. PERFIL DE LA SECRETARIA

Debe ser una persona que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

·         Buena presencia.

·         Persona de buen tacto amable, cortes y seria.

·         Excelente redacción y ortografía.

·         Facilidad de expresión verbal y escrita.

·         Persona proactiva y organizada.

·         Facilidad para interactuar en grupos.

·         Dominion de Windows, Microsoft office, internet.

·         Brindar apoyo a todos los departamentos.

·         Desempeñarse eficientemente en su área.

·         Aptitudes para la organización.

·         Buenas relaciones interpersonales.

·         Dinámica entusiasta.

·         Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo, y toma de decisiones.

·         Capacidad para trabajar en equipo y bajo presiones.

     5. Funciones de una secretaria.

      Ser puntual con todas sus actividades de funciones.

      Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.

      Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de estos.

     Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos  estemos   informados y desarrollar bien el trabajo asignado.

      Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

      Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.

      Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.

      Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tu jefe.

      Mejora y aprendizaje continúo.

       6. Características indispensables de una secretaria.

Desempeñar el rol de secretaria significa frecuentemente ser la cara de la institución hacia los de fuera: los clientes; a través del teléfono o la correspondencia. La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto o escalar de posición en una organización y mucho más que un pasatiempo. El cargo de secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad.

7. Desempeño secretarial.

Cada jefe tiene su propia y muy especial manera de hacer las cosas y tú desde un principio tomaste nota  de sus gustos. Posiblemente él tiene sus particularidades que con toda delicadeza respetas, no importa lo extravagantes que éstas parezcan.

Sin embargo, hay algo que irrita a la mayoría de los jefes, y es cuando se trata de las interrupciones: llamadas, visitantes, juntas y conferencias; por supuesto éstas no son provocadas por ti ?pero sí puedes ayudarlo siendo muy considerada con su tiempo en todos tus tratos con él. Aunque te sientes con toda paciencia a escuchar una de sus historias, vas a notar de inmediato su impaciencia cuando tú eres la que la cuentas. Es por eso que tus conversaciones respecto al trabajo deben ser tan breves como sea posible. Te ayudaría mucho el preparar una lista de los asuntos que tienes que tratar. Esto te permitirá desahogar los pendientes en una rápida sesión y eliminar las interrupciones frecuentes.

La asistente prudente trata de evitarle distracciones a su jefe procurando no entrar constantemente a su privado. Sé discreta y no llames la atención con tu presencia. Cuando alguien está intentando concentrarse, tales ruidos como dando portazos, cerrando cajones de golpe, pueden ser exasperantes. Otras perturbaciones: pláticas en voz alta, cantando o tarareando, pisadas fuertes, radios prendidos... cuando te está dando instrucciones, evita estar columpiando una pierna, jugando con collares o pulseras, enredando en los dedos tu pelo o cualquier otro movimiento que lo perturbe. Aburrimiento obvio, o una actitud de superioridad implican una descortesía.

Tú no puedes fallar si recuerdas que fuiste contratada para ayudar a tu jefe a hacer un buen trabajo. Sus ideas acerca de los métodos que él emplea no pueden coincidir con las tuyas, pero ya que él es quien mueve la mano que columpia tu futuro, sus ideas son las que cuentan.

La excepción al consejo anterior es en el caso de que tu jefe no esté consciente de que está saboteando tu eficiencia, cuando involuntariamente deja decisiones importantes o trabajos urgentes hasta casi la hora de salida. Si ésta es su costumbre, debes tener una plática con él y con mucho tacto exponerle que cuando debes apresurar un trabajo o un asunto importante, no tienes tiempo para hacer un chequeo cuidadoso y para detectar algún error. Cuando él se dé cuenta de la atención especial que requieren estos asuntos, con gusto arreglará tu horario.

                             8. QUE ES UNA SECRETARIA DE DIRECCION.

Es la mano derecha del jefe y debe convertirse en su enlace con el resto del mundo. Por ella han de pasar todos los empleados y las personas ajenas a la empresa que se dirijan al director.

       9. labores de la secretaria

Las labores propias de una secretaria son:

·         Agenda del trabajo del jefe.

·         Las actas de reuniones.

·         Archivo de documentos.

·         Manejo correcto de la correspondencia.

·         Atención directa al cliente.

·         Atención telefónica al cliente.

·         Organización de viajes de negocios entre otras.

Manejo de programa de officematica:

Word, Excel, acceso y PowerPoint. También tiene que saber navegar por internet y el correo electrónico. Esto es algo esencial en una secretaria.

     10. Aspectos esenciales en el ser de una secretaria.

Organización:

Debe tratarse de personas metódicas y responsables.

Capacidad de trabajo:

Han de poder hacer tres o cuatro cosa a la vez y adaptarse continuamente a los cambios.

Don de gente:

Tiene que ofrecer la mejor imagen posible. Han de ser amables, comunicativas y capaz de relacionarse con todos los compañeros.

Discreción:

Por las manos de una secretaria de dirección circulan asuntos que afectan a todos los departamentos. De ella se espera que mantenga el secreto profesional.

       11. Etiqueta y protocolo de una secretaria moderna.

NORMAS DE CORTESIA:

Las seis  normas básicas facilitan la convivencia de familiares, vecinos, compañeros y ala humanidad en general.

       Saludar y responder el saludo.

       Reconocer y respetar los derechos de los demás.

       Identificar, tomar conciencia y cumplir los deberes.

       Desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia.

       Comportarse con caballerosidad o femineidad en todo momento.

 Normas de etiqueta para la mesa.

En algunas ocasiones se realizan eventos empresariales en los cuales se comparte la mesa con compañeros u directivos; si en que el comportamiento social deba ser diferente del que se utiliza cotidianamente, a continuación se presentan algunas recomendaciones.

    Cuando inviten a pasar a la mesa, no dirigirse a ninguno de los puestos, esperar a que le señalen el                  

    Lugar que debe ocuparse.

    No tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de casa no lo haga o lo indique explícitamente.

    Noapoyar los codos sobre la mesa, estos, deben estar a los costados del cuerpo.

    Empezar a comer cuando hallan servido a todos los comensales.

    Noelevar los codos, cuando se utilizan los cubiertos.

    Nohablar con la boca llena.

    Nohay que acercar la cabeza al plato sino llevar los alimentos con los cubiertos a la boca.

    Notomar un trago de agua, vino o cualquier bebida con la boca llena.

    Noutilizar demasiado las servilletas. Mantenerlas sobre las piernas.

    Noempuñar los cubiertos; sostenerlos con naturalidad.

    Nogesticular, jugar o accionar con los cubiertos en las manos.

    Notomar el cuchillo como una pluma de escribir.

    Noapoyar el dedo índice sobre el lomo de la hoja del cuchillo.

    Nocomer con la punta del cuchillo.

    Nocomer con la boca abierta.

    Notratar de enfriar la sopa u otro alimento.

    Nopartir con el cuchillo los alimentos blandos; esto se hace con el tenedor.

    Notocar el plato con las manos, solo el de la sopa.

    Nosostener el pan con el tenedor.

    Notratar de subdividir porciones que vienen ya cortadas o arregladas.

    Norechazar alguna comida aduciendo problemas de salud.

    Noiniciar conversaciones sobre  temas desagradables.

    Evitar temas relacionados con problemas de salud.

    NoUsar palillos.

    NoRetocarse en la mesa.

       12. Comunicación secretarial.

Es la herramienta esencial a través de la cual se organizan las acciones de las personas en una organización.

Fundamentos de la comunicación.

­        Proceso

­        Flujos de la comunicación

        Ascendentes

        Descendentes

        Lateral

Beneficios de la comunicación

·         Desaparecen los rumores y la radio pasillo.

·         Se comprenden mejor los problemas.

·         Se moviliza la capacidad colectiva de solución de problemas.

·         Favorece la identificación del personal.

·         Incrementa la participación.

·         Aumenta la productividad.

·         La participación recibe el adecuado reconocimiento.

·         Se establecen políticas basadas en la consulta y en el consenso.

 Barreras de la comunicación estas son:

·      Barreras en el emisor

·      Barreras en la transmisión

·      Barreras en el receptor

·      Barreras físicas

·      Barreras semánticas

·      Barreras psicológicas

Tipos de comunicación

ü     Escrita  

ü     Verbal

ü     Corporal      

             

      Mecanismo de comunicación

   ­    Imágenes

   ­   Acciones

   ­   Gestos

   ­   Contextos 

     Comunicación efectiva

     Simplificación y precisión en el mensaje escrito

     Capacidad de escucha empática

     Coherencia entre el mensaje y la acción

13. taller colaborativo de etiqueta y glamur

                                        Como debe ir nuestra apariencia externa.

Debe ir acompañada de reglas de cortesía que son necesarias para vivir en sociedad y para poder disfrutar de una vida tranquila.

      Que se define como protocolo.

Es un conjunto de normas o reglas impuestas por las costumbres destinadas a reglamentar nuestros actos en la sociedad.

      Por que se dice que una persona es un conjunto.

Una persona es un conjunto con los elementos de la cultura, formación, educación o amabilidad que combinados hacen posible que una persona sea completa.

      Como se logra un equilibrio en nuestras relaciones humanas.

Se logra en nuestros comportamientos más importantes que cualquier otra cosa que haga parte de nuestras vidas.

      Defina glamur

Se define como el encanto que posee una persona, que encanta, que impresiona, que deja huella.

      Por que se dice que l glamour no solo es belleza física.

No solo es belleza física si no también sofisticación, elegancia, sebe reflejado en todo aspecto de una persona de su manera de vestir, de caminar, de sentarse, de hablar, de sonreír, etc.…

      Cuál es la diferencia entre glamur y belleza.

El glamour se diferencia de la belleza más simple y cotidiana, por que una persona puede ser bella, pero si carece de elegancia pasara inadvertida.

      Como se identifica el glamur en una mujer.

Se identifica por su caminado que es derecha, con su vestuario pulcro, bien vestida, elegante, que anda sin carreras, con la mirada al frente, bien perfumado.

      Como se identifica a un hombre con glamur.

Se identifica porque no hay cosa más maravillosa que mirar un hombre pulcro, bien vestido, elegante, caballeroso y elegante, ese es un hombre con glamur, sin que su condición viril se acabe.

      Defina etiqueta.

Es un código que gobierna las expectativas del comportamiento social, de acuerdo a las normas convencionales dentro de una sociedad, clase social o grupo social, refleja formular de conducta establecidas socialmente.

      Que describe la palabra etiqueta.

Nos describe un verdadero sistema de actos sociales, tanto en eventos familiares, como en grandes ceremonias, que garantizan el respeto mutuo en nuestro entorno.

      Cuáles son los códigos de etiqueta.

Estos códigos perciben y restringen las maneras que las personas interactúan con los demás, basados en el respeto para los otros y las costumbres aceptadas en una sociedad.

      Qué ejemplo m encontramos de etiqueta.

Encontramos saludar a nuestros familiares, amigos, conocidos, con calidez y respeto, abstenerse de insultos, ser hospitalaria con los invitados, usar ropa adecuada, tener un buen comportamiento en la mesa, la puntualidad, entre otros.

      Que son los buenos modales.

Son necesarios para poder vivir en sociedad, para conseguir las metas que nos hemos propuesto y para poder disfrutar de una vida tranquila.

      Que es tener buena educación.

Es ayudar a saber qué hacer en casi todas las situaciones cotidianas, a saber tratar con respeto a todas las personas, sin distingo la rasa o condición social.

      Como debe ser la educación.

Debe ser una tarea diaria, constante y seguramente algo repetitiva.

 14. PLEGARIA DE LA SECRETARIA.

AYUDAME SEÑOR:

• A tener la capacidad para contestar cuatro teléfonos amablemente, y atender dos visitantes al mismo tiempo, mientras escribo la carta que deberá estar lista dentro de cinco minutos, aunque tengo la plena certeza que apenas mañana será firmada.
• A no perder la paciencia, si tengo que pasar horas en el archivo buscando un papel que, tal cual yo sospechaba, está en el bolsillo de mi jefe.
• A tener una memoria de computadora, para recordar hechos que pasaron inadvertidos a mi jefe hace mucho tiempo, y que, según él, estoy obligada a recordar fácilmente.
• A tener la sabiduría de varios profesores universitarios, aunque mis estudios hayan sido simplemente secundarios.
• A saber donde está el jefe; qué está haciendo y a que hora volverá, aunque eso no lo sepa nadie, y mucho menos su esposa.
• A que, cuando el año termine, tenga la perspicacia necesaria para no obedecer la orden de mi jefe, de destruir esos archivos que me pedirá un par de semanas después.
• A tener la habilidad de un prestidigitador para hacer desaparecer a las personas que mi jefe no quiere recibir, después de que he dicho “no está”, y de repente él me habla en voz alta.

  15. excusas que la secretaria debe evitar. 

No creí que fuera importante.

Siempre lo hemos hecho así.

No sabía que era urgente.

Tengo tanto trabajo que no he podido archivar.

Eso no me corresponde a mí.

Nadie me dijo que lo hiciera.

Se me olvido.

Estoy esperando a que me lo autoricen.

Lo entregue pero no me acuerdo a quien.

Espere que llegue y se lo preguntas.

Te lo había dicho.

Para mañana se lo tengo.

Ese es tu trabajo no el mío.

Mi trabajo no es ese.

16. clasificación de los temas secretariales.

Las tareas que realiza la secretaria se clasifican en:

Cotidiana:

Se refiere a la apertura y clasificación de la correspondencia, manejo de la red telefónica solo para uso exclusivo de la empresa, planeación permanente de la agenda personal y del jefe diaria y semanal.

Periódicas:

Se refiere a la organización de reuniones de personal y de ser la interlocutora en el proceso  de comunicación de la empresa.

Ocasionales:

Preparar y reservar viajes, hoteles, visados o espacios locativos que el jefe o la empresa necesita.

17. los 7 pecados capitales de una secretaria.

La secretaria tiene actualmente una importancia vital en todos los medios de trabajo: en la industria, en el comercio, en las instituciones públicas y privadas.
Cada día, la secretaria influye con su actitud e inclusive con su sola presencia para crear una imagen favorable de su jefe y de su empresa.
Si bien es cierto que hay excelentes secretarias, también debemos reconocer que existen otras que por ciertos detalles negativos, no pueden considerarse como buenos elementos.
Voy a presentar las "siete debilidades" más frecuentes de algunas secretarias, con la idea de que aquellas que estén decididas a superarse profesionalmente, eviten caer en los mismos errores:

1. RIENCIA DESCUIDADA:

Se debe llegar a la oficina lista para trabajar, con toda la apariencia de la secretaria pulcra y elegante que convenció a su jefe a contratarla. Los rizadores, pasadores, pinturas, espejo y demás utensilios similares causan pésima impresión sobre el escritorio.

2. BANQUETES EN LAS HORAS DE TRABAJO:

Un buen desayuno es muy recomendable, pero no en el tiempo de la empresa. El intermedio del café debe ser un breve paréntesis para descansar de la rutina y reanimar nuestro espíritu.

3. ABUSO DEL TELEFONO:

Una gran parte de los negocios o asuntos oficiales se lleva a cabo por teléfono. Cuando se utiliza para asuntos personales, se está bloqueando un importante medio de comunicación de la empresa o institución. El uso del teléfono es buen índice que nos permite identificar a las secretarias con criterio y con conciencia de ética profesional

4. INDISCRECION:

Comentar con otras personas los asuntos y problemas de su trabajo, constituye una falta de lealtad. Una de las normas vitales por su importancia para una secretaria, es ser leal a su jefe y a la empresa o institución. Mientras seamos miembros de un equipo, debemos luchar por él y defenderlo, de lo contrario perderíamos el respeto de todas las personas que tengan oportunidad de presenciar nuestra actitud

5. LA DESCORTESIA:

Ser cortés, representa educación, respeto por nosotros mismos y por los demás. Recuerde que la opinión que los clientes y los visitantes tengan de su jefe y de la compañía, se deberá en un buen porcentaje al trato que usted les brinde.

6. MURMURACION:

La comunicación es muy importante para toda empresa o institución, pero no debe confundirse con la que se realiza en los grupos que se reúnen en los pasillos para intercambiar chismes o rumores.

7. ACTIVIDADES AJENAS AL TRABAJO:

Las rifas, las colectas, ventas son actividades prohibidas para una secretaria ya que invierte mucho tiempo en distracción y molestias entre el personal de la empresa.